点击次数:1185 更新时间:2017年03月23日 17时03分53秒 【打印此页】 【关闭】
各市档案局,省直各单位,各省属企业:
《山西省政府投资项目竣工验收管理办法》(山西省人民政府令第238号,以下简称《办法》)于2014年8月11日公布,10月1日起施行。《办法》明确规定,“项目(工程)的档案资料齐全、完整,符合国家有关建设项目档案验收规定”是政府投资项目申请竣工验收应当具备的条件之一。为贯彻落实《办法》精神,进一步强化和规范我省政府投资项目档案工作,确保政府投资项目档案齐全完整、真实准确、保管安全和有效利用,促进项目档案工作更好地为我省项目建设及转型跨越和经济社会发展服务,现就进一步做好全省政府投资项目档案工作提出如下意见:
一、充分认识政府投资项目档案工作的重要意义
随着我省经济社会发展步伐的不断加快,我省政府投资项目建设呈现项目数量多、投资规模大、涉及领域广的特点。这些项目建设,关乎国计民生,对促进全省经济转型跨越和经济社会的发展具有举足轻重的作用。
政府投资项目档案,是指经县级以上人民政府投资主管部门审批并使用政府直接投资、资本金注入、投资补助、转贷、贴息、特别流转金的项目在建设过程中所形成的档案。这些档案,不仅是项目建设的历史记录,也是项目审计、监督、管理、评估、责任追究及项目投入使用后运行、维修、改扩建和技改等工作不可缺少的重要依据和凭证,是项目建设质量和项目合规合法性的主要见证。项目档案工作是项目建设的重要组成部分,是整个项目管理不可缺少的环节,做好此项工作功在当代、利在千秋。
目前,一些地区和单位对政府投资项目档案工作重视不够,没有将项目档案工作纳入项目管理机制之中,没有按照国家相关规范和标准开展项目档案工作,致使项目档案不能完整、准确、系统的收集和保管,不能见证和反映政府投资项目的建设过程,为以后工作留下隐患。各地、各有关部门、各项目建设单位要从战略的高度深刻认识做好政府投资项目档案工作的重要意义,要本着对历史负责、为现实服务、替未来着想的态度,增强做好政府投资项目档案工作的责任感和使命感,切实加强领导,把政府投资项目档案工作纳入议事日程,主动自觉地为政府投资项目档案工作的开展提供有力保障。
二、加强领导,明确责任,切实做好政府投资项目档案工作
政府投资项目档案工作涉及建设、设计、施工、监理等多个单位和部门,各职能部门和有关单位要加强领导,明确责任,积极配合,共同做好政府投资项目档案的收集、管理和移交工作。
(一)建立以项目法人为主体的项目档案管理机制
项目档案工作应以项目法人为主,实行统一领导、统一制度、统一管理、统一标准。项目法人要将项目档案工作纳入项目建设管理计划和工作程序,纳入项目领导责任制和岗位责任制,并有相应的检查、控制及考核措施;要明确项目档案工作职责,制定档案工作规章制度和业务规范,建立项目档案工作网络体系,开展项目档案培训工作,强化档案基础业务建设,将档案工作贯穿于项目建设全过程;要在档案行政管理部门、项目主管部门及参建单位全方位参与下,实施事先介入、事中监管、事后验收把关的全过程控制的项目档案管理机制,确保项目档案管理工作落到实处。
(二)明确项目法人、参建单位项目档案工作责任
项目法人对建设项目档案工作负总责。在下达项目计划、检查项目进度时,要同时部署、检查档案工作;在项目验收时,要把项目档案和档案工作纳入验收范围。各参建单位要按照“谁形成文件材料、谁立卷归档”的原则,具体负责所承担建设项目档案的形成、积累、整理、归档工作;要配备适应项目档案工作需要的专兼职档案人员,要将项目档案工作纳入有关部门工作职责和相关人员岗位职责,做到项目文件材料的形成、积累、整理、归档与项目工程建设同步进行,保证项目档案的完整、准确、系统和安全。
(三)规范项目档案的收集、归档、整理等各环节工作
政府投资项目文件材料收集、归档、整理和移交要按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002)《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》(国家档案局、国家发展和改革委员会2008年5月20日发布)等标准、规范的要求,制定本项目文件材料的收集、归档、整理等各项制度。项目档案的归档范围应包括从项目筹划、立项、勘察、设计、招投标、施工、监理、调试、试生产、竣工验收、交付使用等各个环节工作中形成的有保存价值的的各种门类和各种载体的全部材料。项目文件的整理要遵循项目文件的形成规律和成套性的特点,做到分类科学,组卷合理,保持项目文件的有机联系。项目文件制成材料和案卷质量及档案保管条件要符合国家标准要求。项目档案交接要手续齐全,符合规范。
三、通力合作,齐抓共管,进一步强化政府投资项目档案工作的监管
(一)严格执行政府投资项目档案管理登记制度
政府投资项目的项目法人应按照项目核准权限,在项目开工前,向同级档案行政管理部门进行项目档案登记。对未按规定进行登记的项目单位,档案行政管理部门要予以通报批评并限期登记。
(二)切实做好政府投资项目档案验收工作
政府投资项目档案验收是保证政府投资项目竣工材料齐全完整的重要手段和措施,是项目竣工验收的前置条件。各级政府投资项目法人要根据国家发改委、国家档案局《重大建设项目档案验收办法》及《山西省政府投资项目竣工验收管理办法》的有关规定,按照政府投资项目核准权限,向同级档案行政管理部门提出验收申请。各级档案档案行政管理部门要按照权限,认真做好项目档案专项验收工作。项目档案专项验收合格的,档案行政管理部门出具验收意见;不合格的,要限期整改。
(三)加强政府投资项目档案工作的业务指导和执法检查
各级档案行政管理部门要不断更新管理理念、创新管理模式、强化管理措施、提升管理质量,使档案工作融入项目管理,更好地参与和服务项目建设。要增强服务意识,提高服务能力,有计划、有步骤,主动上门开展业务指导工作,对新开工项目的档案工作人员进行业务知识培训,对建设中的项目跟踪业务指导,对建设后期的项目加强监督检查。
各级档案行政管理部门要加强对政府投资项目档案工作的执法检查,对未按有关档案法规要求建立和规范项目档案工作或违反档案法规的项目建设单位,下发整改意见书,责令限期整改。
(四)强化政府投资项目档案工作的协调配合
政府投资项目档案工作涉及单位多、领域广,做好政府投资项目档案工作是项目投资主管部门、项目主管单位、项目法人和各级档案行政管理部门的共同责任,各有关部门、单位要和档案行政管理部门通力协作,齐抓共管,加强沟通,密切配合,形成合力,共同做好政府投资项目档案工作,保证政府投资项目档案收集齐全,管理规范,保管安全,服务有效,使项目档案工作更好地为全省政府投资项目建设与管理服务,为全省经济和社会发展服务,为实现我省转型跨越发展做出新的贡献。
山西省档案局
2014年9月16日